Penyusunan Program dan Penyusunan Usulan Kegiatan (Untuk Ormawa)

Oleh : Ei

  A.    Pendahuluan

Organisasi kemahasiswaan di Perguruan Tinggi adalah wahana dan sarana pengembangan diri kearah perluasan wawasan dan peningkatan kecendikiawanan serta integritas kepribadian. Adapun kegiatan yang dilakukan berupa kegiatan kurikuler dan
ekstra kurikuler. Kegiatan kurikuler, antara lain meliputi perkuliahan, praktikum, praktek kerja lapangan, dan lain-lain yang pada umumnya adalah wajib sifatnya. Sedangkan kegiatan ekstra kurikuler, yaitu kegiatan kemahasiswaan seperti himpunan mahasiswa, badan eksekutif mahasiswa, parlemen mahasiswa, unit kegiatan mahasiswa (UKM). Merupakan hak mahasiswa untuk mendapatkan perlakukan sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan yang diikutinya yang mendapatkan prioritas pembinaan, penyaluran dan pengembangan. Mahasiswa bukan lagi obyek pembinaan tetapi merupakan subyek bagi pengembangan diri sendiri, yang berarti harus memikirkan berbagai strategi, mulai dari perencanaan, proses pelaksanaan dan evaluasi, sehingga target pengembangan dirinya bisa tercapai.

Dalam organisasi kemahasiswaan, mahasiswa juga mempunyai peran dalam merencanakan program dan penyusunan usulan kegiatan. Perencanaan program dan penyusunan usulan kegiatan belum dapat kita lakukan sebelum adanya pembagian program kerja, yaitu suatu tugas atau kewenangan yang diberikan kepada suatu unit kegiatan atau lembaga untuk menyelenggarakan suatu bentuk kegiatan. Tujuan dari pada pembagian ini adalah untuk menghindari terjadinya kegiatan yang sama baik waktu maupun bentuk kegiatan antar lembaga, dan tujuan lainnya adalah agar dalam melaksanakan kegiatannya dapat diklasifikasikan atau dikelompokkan mana kegiatan yang sifatnya umum atau lebih terarah pada ciri khas fakultas atau jurusan.

   B.     Perencanaan Program

Dalam merencanakan suatu program, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

1.      Proses pembuatan program

Dalam proses pembuatan program dapat kita kemukakan sebagai berikut :

a.       Berdasarkan atas fakta yang objektif, rasional dan pertimbangan-pertimbangan terhadap perkembangan kegiatan.

b.      Sasaran yang ingin dicapai harus jelas.

c.       5W + H : What (Apa), Why (Kenapa), Who (Siapa), Where (Dimana), When (Kapan) dan How (Bagaimana).

d.      Harus dipertimbangkan kebijaksanaan organisasi.

e.       Antara satu kegiatan dengan kegiatan yang saling mengisi dan berkaitan.

f.       Tidak kaku dalam batas-batas tertentu atau sesuai dengan perkembangan.

g.      Mudah dipahami dan penafsiran harus sama oleh pelaksana kegiatan.

2.      Identifikasi program

Dari sekian banyak bidang atau seksi dalam perencanaan program harus diidentifikasi menurut:

a.       Bidang kegiatan

b.      Jenis kegiatan

c.       Sub.jenis kegiatan

d.      Bentuk kegiatan

Berdasarkan Misi Universitas akan diambil salah satu bagian yaitu kegiatan dalam bentuk pendidikan dan penalaran.

Bidang kegiatan : Pendidikan dan Penalaran
Jenis kegiatan : - Pendidikan
Bentuk kegiatan : - Diklat, dll

Jenis kegiatan : - Penalaran
Bentuk kegiatan : - Seminar, Lokakarya, dll

3.      Langkah-langkah dalam penyusunan rencana program

Dalam merencanakan suatu rencana program beberapa langkah yang harus kita perhatikan, yaitu :

a.    Sasaran yang ingin dicapai harus diketahui dan ditetapkan.

b.    Kumpulkan data atau informasi yang diperlukan.

c.    Analisa data dan informasi terhadap sasaran atau permasalahan yang terjadi.

d.   Identifikasi faktor-faktor apa saja yang akan menjadi penghambat dan penunjang.

e.    Buat alternatif rencana program, dari masing-masing alternatif tersebut tetapkan yang terbaik.

f.     Rencana program harus terperinci, yaitu terdiri dari waktu, pendanaan, pelaksanaan dan lain-lain.

4.      Penjadwalan rencana program

Penjadwalan program merupakan aspek penting dari suatu perencanaan program, karena dalam suatu penjadwalan tersebut lebih memfokuskan kepada identifikasi terhadap sesuatu yang harus atau ingin dilakukan, kapan untuk dimulai dan kapan harus selesai. Penjadwalan ini sangat membantu dalam hal pelaksanaan, monitoring kegiatan, dan evaluasi suatu program.

Dalam penjadwalan suatu rencana program beberapa hal harus kita pedomani :

a.       Identifikasi seluruh kegiatan yang direncanakan.

b.      Prioritaskan program.

c.       Tentukan kegiatan yang telah dirinci.

d.      Tentukan lama waktu dan waktu pelaksanaan.

e.       Jadwal kegiatan disesuaikan dengan tahun anggaran

f.       Evaluasi jadwal yang telah disusun.

Dari keempat hal tersebut diatas, walaupun perencanaan program yang disusun terlihat baik dan rapi, dalam pelaksanaannya belum tentu demikian. Seorang pemimpin atau ketua organisasi harus dapat memperkecil kendala-kendala yang datang baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Kendala yang datang dari dalam organisasi adalah kuranganya pengertian dan pemahaman, kesadaran dan tanggung jawab, waktu dan pendanaan, pola manajemen. Sedangkan yang datang dari luar organisasi seperti peraturan/ketentuan-ketentuan (birokrasi) yang berlaku, faktor sosial, faktor politik dan faktor ekonomi.

Organisasi merupakan sistem yang kompleks dan multidimensi, dalam hal ini dituntut kemampuan pengelolaan menghadapi dan mengatasi bermacam tantangan atau hambatan dan perubahan baik dari dalam maupun dari luar. Semakin kritis dan dinamis kehidupan kampus, semakin cepat dan besar terjadinya perubahan, berarti strategi-strategi yang tepat sangat diharapkan sekali.

Strategi merupakan suatu arah dan kebijaksanaan untuk pencapaian tujuan organisasi, yang melibatkan peran dan tanggung jawab anggota. Dalam menetapkan strategi ini kurun waktu pelaksanaan kita tetapkan berdasarkan program jangka panjang dan jangka pendek. Dalam perencanaan ini harus dapat dilaksanakan serta di-implementasikan secara konsisten, dan hasil yang ingin dicapai benar-benar memenuhi sasaran yang akhirnya akan dievaluasi keberhasilannya.

Setelah program direncanakan, apakah benar-benar telah evektif. Dalam menilai suatu perencanaan evektif atau tidak dapat kita perhatikan yaitu : manfaat dari hasil yang dicapai terhadap yang kita harapkan apakah sesuai dengan sasaran, dari manfaat yang kita harapkan bagaimana pemanfaatan dana, efisiensi, evektifitas dan pengelolaan. Untuk pencapaiannya dibutuhkan pengendalian atau monitoring dan pengawasan secara 3S (sebelum, selama dan sesudah) kegiatan berlangsung.

Secara makro keberhasilan organisasi dalam melaksanakan program dapat dinilai dari:

a.       Hasil yang dicapai.

b.      Keterlibatan anggota (sumber daya anggota).

c.       Manajemen atau sistem pengelolaan.

d.      Lingkungan dimana kegiatan dilaksanakan.

  C.    Mekanisme Perencanaan Program

Mekanisme perencanaan program dimaksud adalah untuk mengetahui siapa perencana program, dan siapa pelaksana perencana program.

Dalam hal ini mekanisme yang dimaksud adalah tentang program apa yang dilaksanakan, siapa yang melaksanakan dan kepada siapa harus bertaggung jawab.

Pada kebanyakan lembaga kemahasiswaan perguruan tinggi yang merencanakan program adalah Parlemen Mahasiswa dalam bentuk Garis-Garis Besar Program Haluan Lembaga sedangkan pelaksana dari perencana program kedalam bentuk program kerja tahunan adalah Badan Eksekutif Mahasiswa. Sedangkan pada tingkat jurusan yaitu Himpunan Mahasiswa Jurusan merencanakan program kerjanya berdasarkan propesi dan keahliannya berdasarkan ciri kejurusanannya.

Ditingkat jurusan, HMJ harus mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan kepada Ketua Jurusannya. Program kerja yang direncanakan lebih diarahkan dan difokuskan pada profesi dan keahlian. Seluruh rencana program dikonsultasikan kepada Parlemen Mahasiswa dan BEM. Dari konsultasi dan koordinasi tersebut akan dapat terhindar dari terbenturnya kegiatan yang sama, dan manfaat lain adalah untuk tidak melaksanakan kegiatan yang tidak sesuai dengan profesi dan keahlian.

   D.    Penyusunan Usulan Kegiatan

Penyusunan usulan kegiatan lebih dikenal dengan nama Proposal, yang tujuannya adalah menerangkan dan menjelaskan suatu kegiatan yang direncakan. Dalam penyusunan usulan kegiatan “ Proposal “ haruslah jelas, tepat dan benar. Tiga hal ini sering sekali menyebabkan proposal yang diusulkan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan bahkan ada kemungkinan proposal tersebut tidak diterima atau ditolak. Hal ini dapat saja terjadi, karena proposal yang diusulkan tidak ada kejelasannya, sasaranya atau terdapat manipulasi angka-angka yang dibutuhkan.

Walaupun dalam pembuatan proposal ini tidak memerlukan pengetahuan khusus, tetapi kita harus mengetahui tata cara ataupun aturan penulisannya. Berikut akan diperlihatkan contoh usulan kegiatan "Proposal" secara umumnya :

1.      Pendahuluan.

2.      Dasar Pemikiran.

3.      Tema Kegiatan.

4.      Maksud dan Tujuan.

5.      Penyelenggara.

6.      Jenis Kegiatan.

7.      Peserta.

8.      Waktu Pelaksanaan.

9.      Susunan Kepanitiaan.

10.  Pembiayaan.

11.  Penutup

Yang sangat penting untuk menjadi perhatian dalam usulan kegiatan adalah pada bagian : Dasar Pemikiran dan Anggaran Biaya. Karena pada bagian inilah yang selalu menjadi perhatian pemilik dana atau sponsor, setelah itu baru diperhatikan bagian-bagian lain. Dengan demikian pada dasar pemikiran ini harus ditunjukkan kegiatan yang diusulkan memang benar-benar penting dan harus dilakukan, sasaran dan manfaat yang ingin dicapai menjadi penjelasan pada bagian ini. Struktur isi pada dasar pemikiran, pada umumnya terdiri dari : pendahuluan dari kegiatan yang akan dilakukan, menerangkan pentingnya kegiatan yang akan diusulkan, dikuatkan pada masalah-masalah yang terjadi saat ini dan menyelesaikan masalah pada masa yang akan datang , sasaran dan manfaat yang diperoleh terhadap pemilik dana ataupun pelaksana secara umum dan secara khusus, keterangan yang menguatkan bahwa kegiatan yang diusulkan tersebut dalam rangka memperingati atau ada dasar lain yang dapat di tonjolkan sehingga usulan kegiatan ini beriring dengan maksud tersebut, kemudian penutup dari dasar pemikiran.

   E.     Penutup

Setiap organisasi dibentuk dan dijalankan adalah untuk mencapai dan memuaskan berbagai tujuan, baik tujuan anggota maupun tujuan organisasi itu sendiri. Karena organisasi merupakan suatu bagian dari sistem yang lebih besar, maka tujuannya juga harus melihat masyarakat lingkungannya.

Kegagalan dalam merencanakan program kerja akan mengakibatkan gagalnya organisasi. Dalam merencanakan program harus diikuti kemampuan yang dapat diimplementasikan kedalam program kegiatan. Kegagalan perencanaan dapat dihindari dengan identifikasi masalah dan strategi yang tepat. Dalam perencanaan program dibutuhkan unsur-unsur pendukung katagori program dan saling terintegrasi kedalam satu kesatuan sehingga lebih sistematis. Selain dari pada itu kemampuan anggota memegang kunci keberhasilan setiap perencanaan tersebut, anggota harus melakukan interaksi yang lebih dinamis dengan sesama anggota.

Diharapkan memiliki sikap loyalitas, dedikasi dan wawasan yang lebih luas kedepan dari semua unsur dan tingkat organisasi untuk mencapai sasaran akhir pertumbuhan, kelangsungan hidup/aktivitas dan mamfaat bersama.

Dalam penyusunan usulan kegiatan harus jelas, sehingga siapa saja yang membacanya akan mengerti maksud dan tujuan dari pada kegiatan yang direncanakan pelaksanaannya. Disamping itu dalam penaksiran anggaran biaya tidak dimanipulasikan, dan harus sesuai dengan bentuk kegiatan.

Related Post

• E-book Perilaku Organisasi
• E-book Ringkasan The 7 Habits of Highly Effective People" (Stephen R.Covey)
• Penyusunan Program dan Penyusunan Usulan Kegiatan (Untuk Ormawa)
• MANAJEMEN ORGANISASI
• Meninggalkan Kenyamanan?
• Semua Akan Seimbang Pada Waktunya
• Tabur Tuai
• Jangan Mati di Kawah Candradimuka
• Ketika Komunikasi (mulai) Kesemutan
• Kritisi dengan Solusi